Григорій Міщенко
провідний інженер-програміст відділу управління навчальним процесом КНУКіМ

Автоматизована інформаційна система забезпечення маркетингу вищого навчального закладу*
Вісник Книжкової палати.6.2005. (* Продовження. Початок див.: Вісн. Кн. палати. — 2005. №4).

Автоматизована інформаційна система маркетингу
Сучасна управлінська, і маркетингова як її складова, діяльність не бачиться без використання комп'ютерних тех­нологій. Автоматизована система інформаційно-аналітично­го забезпечення управління (АСУ) або маркетингу АІСМ) — це людино-машинна система, завдання якої — в автома­тичному режимі зібраних і накопичених даних в гранично короткі строки, відповідно до потреб користувача, і видача за запитом інформації у вигляді, зручному для виконання функцій управління об'єктом. Мета її створення:
• підвищити ефективність роботи з інформацією і до­кументацією, сприяти економії робочого часу пер­соналу через однократність введення інформації, її накопичення і аналітичне опрацювання, системати­зацію, оперативний облік безпосередньо на робо­чих місцях у відділах з використанням ПК;
• оперативно забезпечувати спеціалістів достовірною і найповнішою інформацією для прийняття марке­тингових і управлінських рішень;> • забезпечити інформацією і даними маркетингові дослідження;
• забезпечити автоматичне математично-аналі­тичне розв'язання маркетингових та управлінсь­ких задач.
Щоб якісно виконувати своє призначення, АІС повинна мати єдині уніфіковані форми вхідних та вихідних докумен­тів, баз і банків даних, які б забезпечували їхнє безпосереднє використання у підрозділах закладу без проміжного додат­кового ручного чи машинного опрацювання, та визначені споживчі якості: функціональну повноту, функціональну на­дійність, швидкодійність, економічну ефективність. АІС має дві складові: позамашинну та машинну.
Позамашинна — це частина інформаційної бази, що являє собою сукупність повідомлень і документів, призначених для без­посереднього сприйняття людиною. Вона може бути зосеред­жена на паперових чи аудіовізуальних носіях і формується з окремих документів управлінсько-бухгалтерської номенкла­тури (накази, списки студентів, списки нових спеціальнос­тей, навчальних курсів, факультетів, кафедр тощо). Машинна база — це сукупність даних, представлених у вигляді спе­ціальних масивів (баз і банків даних). Головним носієм інформації у цьому випадку є жорсткий магнітний диск. Резервні архівні копії на дискетах, компакт-дисках або паперо­вих носіях відносяться вже до позамашинної бази.
Збір, опрацювання і збереження усіх видів інформацій­них даних для АІС ведеться на автоматизованих робочих місцях (АРМ) усіх ланок обліково-аналітичного процесу закладу. АРМ — це професійно орієнтований комплекс тех­нічних, інформаційних та програмних засобів, призначений для автоматизації функцій спеціаліста, що виконуються на його робочому місці. Вирішуючи ті чи інші управлінські, ви­робничі чи маркетингові задачі спеціаліст безпосередньо на своєму АРМ може вибрати з мережі доцільнішу інформацію, раціональний метод розрахунку, професійно маніпулювати вхідними та вихідними даними для отримання оптимального результату, кваліфікованої аналітичної інформації.
У сучасній концепції організації комп'ютеризованої ІС у різних предметних областях виокремлюють дві частини: функціональну та забезпечуючу, кожна з яких складається з підсистем — компонентів системи, виділених за певною ознакою. Функціональними називаються підсистеми, що під­тримують певні функції процесу, спрямованого на досягнен­ня цілей всієї АІС (планування, обліку, контролю, аналізу, моделювання тощо). Забезпечуючими (або підтримуючими) підсистемами називаються ті, що надають відповідні ресурси для функціонування системи. У забезпечуючих підсистемах, що є інформаційно-пошуковими, завершальне опрацювання даних не передбачається. Вони виконують функції збору, первинного аналізу, накопичення і зберігання інформації, по­шуку і видачі її користувачам. До них входять також під­системи, які реалізують технологію автоматизованого опрацю­вання інформації. Склад цих підсистем однорідний у різних АІС і відповідно до державного стандарту включає інформа­ційне, технічне, програмне, математичне, правове, організа­ційне та ергономічне забезпечення.
Забезпечуюча частина повинна відповідати цілям функціональної підсистеми або всієї АІС.
Існують два основних варіанти використання електронно-обчислювальної техніки в інформаційних системах: автоном­не, коли певне коло інформації і розрахунків для розв'язання поставлених завдань виконується тільки на АРМ, і системне, коли АРМ об'єднуються у комп'ютерну мережу з центром на АРМ менеджера чи маркетолога. Мережне опрацювання інформаційних даних і формування баз та банків дозволяє згрупувати управлінські і маркетингові задачі у підсистемах (підсистема дослідження ринку; підсистема розроблення стратегії та планування маркетингу; підсистема дослідження якісних та кількісних показників контингенту студентів та слухачів; підсистема ціноутворення; підсистеми рекламної діяльності тощо) і закріпити їх за певними спеціалістами. Зрозуміло, що створення мережі є найбажанішим, при цьому можна спроектувати мережу лише для певних цілей, наприк­лад, автоматизованого забезпечення маркетингових дослід­жень — АІСМ, або ж автоматизованої системи забезпечення управління - АСУ. Найдоцільнішим варіантом є створен­ня АІСМ як складової АСУ навчального закладу. При цьому, вирішуючи конкретні маркетингові завдання,
АІСМ у складі АСУ буде виступати як функціональна, а потрібні АРМ спеціалістів — її забезпечуючими (під­тримуючими) підсистемами.
Комп'ютерні мережі за принципами побудови поділяються на локальні, регіональні та глобальні. Мережа вищого нав­чального закладу є локальною. Вона повинна бути зв'язана з іншими комп'ютерними мережами: Міністерства освіти і науки, міністерства відповідної галузі, державних і недер­жавних органів, молодіжних об'єднань, державної та недер­жавної статистики, планування, регіональних і місцевих органів управління, з мережами галузевих підприємств, уста­нов, закладів регіону, області, району, міста та освітніх закладів галузевоїпрофілізації, з інформаційною комп'ютерною ме­режею країни і всесвітньою комп'ютерною мережею . У АІС вищого навчального закладу комунікаційні операції мають бути спрямовані на вирішення таких найважливіших завдань: по-перше, вони забезпечують циркуляцію між спів­робітниками навчального закладу інформаційних потоків з метою створення належних умов для спільної діяльності; по-друге, забезпечити циркуляцію інформаційних потоків між викладачами і студентами у процесі навчання; по-третє, забезпечити циркуляцію інформаційних потоків, спрямова­них на доведення до відома суб'єктів ринку (абітурієнтів, роботодавців, клієнтів, органів управління, партнерів тощо) позиції, на яку претендує заклад або продукція, тобто на ефективне узгодження попиту та пропозиції між учасниками процесу обміну. Якщо перші два потоки с досить традицій­ними для будь-якої інформаційної системи, то третій потік характерний саме для АІСМ
АІСМвищого навчального закладу може мати різну структуру підпорядкування забезпечуючих підсистем. Го­ловною вимогою є лише те, що АРМ, які входять до її скла­ду, повинні бути з'єднані з АРМ маркетолога. Це дозволить йому будь-коли мати оперативний доступ до баз і банків даних, що формуються на АРМ спеціалістів різних під­розділів і необхідних для розв'язання поточних маркетинго­вих задач. Така технологія забезпечує ефективне колективне використання обчислювальних та інформаційних ресурсів, поліпшення комунікацій, процесів обміну інформацією, створює умови для функціонування розподілених систем опрацювання даних. Вся потрібна для маркетингових дослід­жень інформація і дані щоденно поступають й опрацьо­вуються у відповідних АРМ а потім заносяться до баз даних загального користування головного серверу на АРМ марке­толога. Той, у свою чергу, опрацьовує їх і отримує результат­ну інформацію, яка потім може бути використана на АРМ проректорів, начальників відділів тощо. Ця інформація теж може підлягати подальшому аналізу і використовуватися при прийнятті управлінських та маркетингових рішень. При виборі та побудові структури АІСМ передусім необхідно визначитися з інформаційними запитами відносно кожної досліджуваної предметної області, джерелами і обся­гами потрібної інформації, взаємозв'язками між її окремими елементами, з методиками, інструментарієм та обсягами збо­ру інформації, формами її представлення. Для ефективного функціонування АІСМ потрібна різно­манітна поточна інформація практично від усіх структурних підрозділів: від АРМ ректора і проректорів, деканатів, ка­федр, відділу забезпечення навчального процесу, приймаль­ної комісії, методичного, бухгалтерії, планово-фінансового, відділу кадрів, відділу матеріально-технічного постачання тощо. Завдання кожного АРМ повинно бути чітко визначені, наприклад, головним завданням: • АРМ маркетолога є: забезпечення керівництва не­обхідною маркетинговою інформацією в інтересах розроблення стратегії та тактики розвитку і ринко­вої поведінки вищого навчального закладу; узагаль­нення результатів комплексу маркетингових дослід­жень, здійснюваних на АРМ спеціалістів; аналіз і оцінка ефективності маркетингу, планування його подальших цілей. В його функції входить: збір зов­нішньої маркетингової інформації: Міністерства освіти і науки, профільного міністерства; урядових установ і відомств, громадських організацій; служб працевлаштування і роботодавців, державних і не­державних замовників спеціалістів; засобів масової інформації та комунікації; маркетингових служб тощо; цільове аналітичне опрацювання маркетинго­вої інформації і передача отриманих результатів ке­рівництву; формування результативних баз і банків даних маркетингових досліджень; супровід АІСМ: доповнення, видалення, корегування, перегляд, по­шук, ведення архівів, друк результативної та архів­ної інформації тощо; аналіз реалізації (збуту) освіт­ньої продукції.
•АРМ відділу кадрів — формування бази даних обсягів державного і недержавного замовлення на підго­товку фахівців, бази даних контрактників; база да­них кадрового і викладацького складу закладу, база працюючих погодинно; база аспірантів, пошукувачів, слухачів тощо.
• АРМ планово-фінансового відділу — накопичення та опрацювання інформації щодо плану і його ви­конання; база даних розрахунково-нормативних по­казників діяльності вищого навчального закладу; статистична звітність щодо діяльності закладу.
•АРМ приймальної комісії — формування та опрацю­вання інформації про хід і результати прийому абіту­рієнтів до університету, бази даних абітурієнтів і студентів, статистичні та аналітичні звіти, довідки і відомості за результатами приймальної кампанії; опрацювання анкетування абітурієнтів відповідно до маркетингових завдань та складання звітів.
•АРМ навчального відділу — облік та опрацювання інформації щодо навчального процесу; формування баз даних контингенту студентів, відстеження інформації про рух контингенту студентів, складання від­повідних звітів, довідок і статистичних відомостей; облік, опрацювання та узагальнення інформації що­до обсягів навчального навантаження викладачів, контроль за виконанням нормативів, контроль якос­ті навчального процесу.
• АРМ деканатів — база даних контингенту студен­тів факультету за курсами, академічними групами, формами навчання і кваліфікаціями тощо; опрацю­вання інформації про хід і результати заліково-екзаменаційних сесій на факультеті, формування бази даних результатів екзаменаційно-залікових се­сій; опрацювання і облік інформації щодо здійс­нення і ходу навчально-виховного процесу на фа­культетах, відповідні статистичні та аналітичні зві­ти, довідки і відомості.
• АРМ матеріально-технічного забезпечення — база матеріально-технічного забезпечення навчального процесу загалом, і кожного факультету, кафедри зо­крема; відстеження амортизації обладнання і плани його поновлення; база матеріально-технічних нова­цій для покращання навчального процесу.
• АРМ ресурсного центру (науково-методичного та інформаційного відділу) для викладачів — база су­часних інноваційних освітніх систем та педагогіч­них інновацій у країні та за кордоном; бази дисер­тацій і рефератів за профілем закладу; база науко­вих тем, що готуються до захисту в профільних закладах.
• АРМ бухгалтерії — база джерел і обсягів фінан­сування; таблиця доходів і витрат, розрахунок ба­лансу грошових надходжень і витрат; прогноз і дійсні обсяги реалізації освітньої продукції; роз­рахунки собівартості освітньої продукції і ціни продажу тощо. Опрацювання інформації на АРМ спеціалістів і збе­рігання її у вигляді розподілених баз даних дозволить забез­печити взаємодію всіх АРМ системи, прискорити опрацю­вання інформації через безпосередню участь виконавців у створенні АІСМ і збереже інформацію і дані від втрати при збої у якійсь частині системи. А мережне опрацювання інформації дозволяє згрупувати управлінські та маркетингові задачі у конкретних підсистемах (підсистема дослідження ринку; підсистема розроблення стратегії та планування мар­кетингу; підсистема дослідження якісних та кількісних по­казників контингенту студентів та слухачів; підсистема ціно­утворення; підсистеми рекламної діяльності тощо) і закріпи­ти їх за певними спеціалістами. Відповідно до завдань маркетингу обов'язково слід чіт­ко визначити забезпечувальні підсистеми і комплекс викону­ваних ними завдань, наприклад:

 

Мета

Маркетингове завдання

Підсистеми

1.

Дослідж ринку

Встановлення місткості реального і потенційного ринків, дослідження попиту і пропозиції на освітні послуги, програми, курси тощо, вивчення кон'юнктури освітнього ринку, вивчення споживачів та їхня сегментація, дослідження конкурентів, прогноз розвитку освітнього ринку

АРМ маркетолога, АРМ інформ. -дос­лід, від.

2.

Дослідж. кон­тингенту сту­дентів та слу­хачів

Аналіз показників якості та конкурентоспроможності фахівців, яких готує заклад, аналіз якісних і кількісних показників студентів (за видами, формами навчання, віком, статтю та іншими соц.-економ. і демограф, показниками), розрахунок життєвого циклу освітніх продуктів і послуг, розроблення нових освітніх продуктів і послуг

АРМ навчального і метод, від., АРМ від. кадрів

3.

Ціноутворення

Розрахунок витрат на підготовку спеціаліста, розрахунок вартості навчання на контрактній основі, встановлення цінової еластичності, моніторинг цін освітнього ринку, розрахунок оптимальних цін

АРМ бухгалтерії

4.

Рекламна діяльність

Ефективність реклами, планування рекламних кампаній, облік витрат на рекламу, контроль та аналіз

Від. ПР

5.

 

 

 


(Продовження в наступному номері)

*Коза | *Кулинария | *Макроме | *Вязание | *Необычное в обычном | *Фантастика | *Фотомонтаж
*WEB-мастер | *Книги от автора | *Библиограф | *Сам себе лекарь |