Григорій Міщенко,
магістр з інформаційних систем у менеджменті

Автоматизована інформаційна система забезпечення маркетингу вищого навчального закладу
//Вісник Книжкової палати.-4.2005.

1. Інформаційне забезпечення маркетингу
Маркетингова діяльність — це послідовність певних виважених кроків до споживача, що їх має здійснити виробник на ринковому шляху, В порівнянні з управлінською діяль­ністю вона має свої суттєві особливості. По-перше, вона ба­зується на збиранні, систематизації та аналізі значної кіль­кості соціологічної та економічної інформації, отримуваної з різних інформаційних джерел. По-друге, її багато­функціональний характер вимагає використання різнорідних технологічних та інструментальних засобів, оперативного обміну даними між ними. Важливість такого обміну пояснюється тим, що життєвий цикл інформації є дуже коротким: те, що вчора сприймалося як інновація, сьогодні може бути заста­рілим. Третя особливість — це постійне розширення і конт­ролювання сфери застосування маркетингових дій та пряма комунікація з наявними або перспективними споживачами.
Існує декілька передумов успіху маркетингової діяльності, серед яких інформаційні, кадрові, організаційні та фі­нансові. Зовсім не випадково інформаційні передумови вине­сені на перше місце. До них відносять максимально можливу повноту, достовірність, своєчасність отримання визначеного кола інформації та представлення її у цілісній системі — системі інформаційно-аналітичного забезпечення маркетин­гу (ІСМ).
Маркетингова інформація — це сукупність даних, повідомлень, відомостей, які характеризують маркетингове середовище (об'єкти, явища, процеси, зв'язки тощо) та зби­раються, опрацьовуються, накопичуються й аналізуються для прийняття певних рішень. Вона має унікальні властивос­ті, найсуттєвіша з яких полягає в тому, що відсутність інфор­мації про товар, об'єкт, процес, явище, дію тощо створює ілюзію відсутності зазначених елементів і пов'язаних з ними проблем. Інформація у маркетингу є, по суті, його фундамен­том, і тому маркетингове дослідження виливається в систе­матичні цілеспрямовані заходи щодо оперативного збирання інформації відносно об'єкта дослідження та відображення їх у формі, зручній для аналізу і постановки стратегічних і тактичних завдань діяльності.Маркетингова інформація поділяється на декілька видів, серед яких:
• факт — точна інформація про подію, процес, існую­чий стан, що мають місце в маркетинговому сере­довищі. Вона дуже різнорідна, формується з різних джерел і часто має великі обсяги, що ускладнює її накопичення та опрацювання. Потребує циклічного поновлення. Фактична інформація є підґрунтям для оцінки і узагальнення зв'язків. Інформація з оцінка­ми також накопичується для подальшого аналізу. Аналіз накопичених даних дає можливість робити прогнози. Порівняння прогнозну й фактичної інформа­ції дозволяє зробити певні маркетингові висновки;
 конфіденційна інформація — інформація, отримана з джерел, які не підлягають розголошенню. Вона мас різний рівень надійності, але її також накопи­чують й опрацьовують.
 чутки — інформація, що може бути опублікована, висловлена у публічних виступах і заявах, просто у розмові. Вона може не відповідати дійсності, але береться до уваги при прийнятті маркетингових рі­шень як фактор,  що дозволяє знизити ризик у діяльності та своєчасно виробити контрзаходи на випадок, коли чутки виявляться фактом.
У спеціальній літературі з маркетингу систему марке­тингової інформації за методами формування поділяють на внутрішню, зовнішню та отриману з маркетингових досліджень.
-Внутрішня інформація — це сукупність даних, що виникають на самому об'єкті та характеризують його діяль­ність. Головне її призначення — оцінка можливостей навча­льного закладу з метою встановлення відповідності ринко­вих запитів його виробничо-ресурсним можливостям. Внут­рішня інформація формується на різних рівнях управління закладом, накопичується у базі даних, її можуть використо­вувати багато спеціалістів при виконанні функцій управління і маркетингу.
- Зовнішня інформація — це інформація про стан зов­нішнього середовища закладу: споживчий ринок та його інфраструктуру, попит, поведінку споживачів і посередників, дії конкурентів, чинне законодавство тощо. її збирання трудомісткий процес, пов'язаний зі значними фінансовими і фізичними затратами, тому, якщо є можливість, часто вико­ристовують узагальнення інших установ і служб.
Інформація, отримана унаслідок маркетингових досліджень, є проміжною або результатною держали інші організації, установи, заклади, спеціалізовані служби маркетингу або безпосередньо певні навчальні заклади. Маркетингова інформація у свою чергу поділяється: за стабільністю — на постійну, умовно-постійну та змінну; за стадіями перетворення — на вхідну та вихідну; за методом отримання — на первинну (отримані й зафіксовані результати безпосереднього маркетингового дослідження) і вторинну (готові дані та інформація, отримані з інших джерел, часто зібрані для інших цілей іншими дослідни­ками). Методики збирання теж різноманітні (опитування, спостереження, інтерв'ю, експеримент тощо). Вони можуть базуватися на наявних даних та інформації про діяльність закладу з використанням номенклатурної документації, довідкової та аналітичної літератури тощо (так звані "кабінетні дослідження") або з використанням первинних документів, отриманих безпосередньо для певної мети ("польові дослідження"). Джерела даних та інформації також можуть бути різними як відносно форми існування (друко­вана, електронна, усна тощо), так і форми подачі (текстова, графічна, діаграмна, аудіовізуальна тощо).

Постійно діюча сукупність заходів і методичних прийо­мів, призначених для збору, класифікації, аналізу, оцінки і поширення актуальної, своєчасної й точної інформації, яка має забезпечувати ефективне функціонування навчального закладу або проведення маркетингового дослідження, ство­рює інформаційну систему (ІС), яка може бути представлена виключно на паперових (система і масиви папок, файлів) або електронних носіях (автоматизована інформаційна система, дискети, СD-RОМ) та змішаних. Автоматизована інформа­ційна система (АІС) — це машинно-програмний комплексспрямований на вирішення в автоматизованому режимі зав­дань, поставлених перед інформаційною системою
Головна мета функціонування ІС — доведення до кож­ного керівника і спеціаліста інформації, яка за змістом, ча­сом представлення та методами відображення дає змогу ефективно використовувати її для своєчасного корегування управління діяльністю навчального закладу, поліпшення її якості. Для формування ІС над інформацією і даними вико­нують певні технологічні процедури: збір, опрацювання, реєстрація, збереження, перетворення, споживання тощо, що, в свою чергу, с сукупністю технологічних елементів (форм, методів, засобів, пристроїв, методик тощо). Найтрудомісткішою процедурою є збір даних та інформації. За джерелами їхнього отримання розрізняють декілька варіантів організації цього процесу:
 збір даних із різних джерел у вигляді документів (періодичні та спеціалізовані видання, статистичні збірники, комерційні огляди, рекламні проспекти, дані презентацій). Необхідні дані реєструють і в структурованому або текстовому вигляді заносять у базу даних, де вони й зберігаються;
 збір даних на машинних носіях, які розповсюд­жуються спеціальними інформаційними службами. Це можуть бути текстові або структуровані дані. їх перезаписують у базу даних закладу і підтримують в актуальному стані;
•автоматичне формування базі даних закладу інформації з використанням комп'ютерних мереж, баз і банків даних спеціального призначення (СВІТ, RELCOM UKRAINE, NTERNET. Так можна збирати статистичну та комерційну інформацію, дані спеціальних маркетингових досліджень тощо.

Інформацію для маркетингових досліджень, як правило, отримують різними методами і засобами збору. Вона має найрізноманітніший первинний вигляд і тому потребує відповідного опрацювання І перетворення. її потрібно про­аналізувати, класифікувати, структурувати, згрупувати у масиви на основі принципів стандартизації, уніфікації та вста­новлення існуючих інформаційних зв'язків між ними. Процесу опрацювання і перетворення передує визначення і затверд­ження інфологічної моделі: концептуальних і внутрішніх схем баз, системи класифікації та кодування, форм вхідних і вихідних документів, структури масивів, групування, згу­щення, об'єднання, арифметичного та логічного опрацюван­ня тощо. Ці процеси мають відповідати таким вимогам:
• для інформації та даних потрібно використовувати стандартизовані для всіх користувачів ІС класифі­катори, системи кодування, методи адресування, форми даних, форми подання первинної й вторинної та результатної інформації тощо;
• застосовувані терміни і скорочення мають бути загальноприйнятими або погодженими з усіма користу­вачами ІС та однотиповими на усіх її ланках;
• потрібно передбачити заходи з контролю і оновленим даних у масивах, а також з контролю ідентичності однойменних даних в усіх інших базах даних.

Для ідентичного відображення даних на різних рівнях створення ІС, особливо автоматизованої, крім порядкової системи нумерації вхідних документів, використовують систему класифікації та кодування. Класифікація — це поділ множини об'єктів на підмножини за їхнього подібністю чи відмінністю або певними ознаками. Вона є одним з методів формалізованого опису інформації шляхом їхнього впоряд­кування та систематизації. Існує декілька методів класифікації (ГОСТ 6.01.1—87 — чинний в Україні), серед яких найважливіші: алфавітно-предметний, ієрархічний (послідовний поділ множини об'єктів на підпорядковані класифікаційні групування) та фасетний (паралельний поділ множини об'єктів на незалежні класифікаційні групування). Кожен з методів має свої пере ваги і недоліки. Перевагою ієрархічного методу с його логіч­на побудова, велика інформаційна місткість і простота навіть ручного пошуку, але його жорстка структура ускладнює перегрупування об'єктів при виникненні непередбачених ознак. Фасетний метод є гнучкішим, але він складний для використання у багатоаспектних номенклатурах і має обме­жену ємність класифікації. Якщо відносно певних докумен­тів існують державні класифікатори, то для кодування вико­ристовують саме їх. При їхній відсутності розробляють локальні класифікатори, призначені лише для внутрішнього користування. Для позначення класифікаційного угруповання чи об'єкта класифікації використовують систему знаків, яка на­зивається кодом. Найчастіше використовують код, побудований за десятковою порозрядною системою, а якій кожен розряд несе певні відомості. Перевага цієї системи в логічності та наочності побудови коду і легкості його запам'ятовування

08,050205 - Менеджмент соціально-культурної сфери
! ! !  ! код спеціальності в групі
! ! ! код кваліфікації
! ! код напряму підготовки
! код освітньо-кваліфікаційного рівня

Присвоєні об'єктам класифікації коди обов'язково фіксують у спеціальних документах — класифікаторах.
Кодування дозволяє створювати інформаційні масиви (бази та банки даних) для прискорення процесу пошуку інформації. Масиви інформації розподіляються між типами носіїв відповідно до міркувань доцільності розміщення даних, зручності, економії часу, захисту інформації від несанкціонованого доступу, конфіденційності тощо. Основними вимогами до їхньої організації є: повнота представлення даних, мінімальність складу, мінімізація часу вибірки даних, незалежність структури масивів від засобів їх організації; динамічність структури інформаційної.

 (Продовження у наступному номері)

*Коза | *Кулинария | *Макроме | *Вязание | *Необычное в обычном | *Фантастика | *Фотомонтаж
*WEB-мастер | *Книги от автора | *Библиограф | *Сам себе лекарь |